De ontwerpbriefing vormt de basis van elk project. Een goede ontwerpbriefing bespaart ontwikkelingstijd, beperkt risico’s en verlaagt de kosten. Deze verduidelijkt de vereisten, de routekaart en de doelstellingen van uw project en bevordert de communicatie tussen uw ontwerpbureau en fabrikanten/leveranciers.
De opdrachtomschrijving definieert het uitgangspunt en de verwachtingen voor alle partijen, waardoor er volledige overeenstemming is over de te leveren resultaten van het project. Een goede ontwerpbriefing kan scope creep beperken, uw eigen planning waarborgen en u beschermen tegen onrealistische plannen en verwachtingen.
Als ontwerpbureau heeft SLIMDESIGN vele klanten ondersteund bij het opstellen van projectbriefings. Wij hebben een gratis sjabloon voor een ontwerpbriefing gemaakt om u tijd te besparen, uw project te versnellen en u door dit proces te begeleiden. De belangrijkste onderwerpen van de briefing zijn:
- Overzicht van het bedrijfsprofiel
- Projectoverzicht en omvang
- Het probleem waarmee u te maken heeft
- Doelen en doelstellingen
- Doelgroep en markt
- Ontwerpvereisten
- Projectbudget en planning
- Te leveren resultaten
Vrijwel altijd zijn er openstaande of onbekende punten die moeten worden gedefinieerd. Er moeten keuzes worden gemaakt tussen verschillende opties met uiteenlopende voor- en nadelen. Deze keuzes hebben invloed op de complexiteit van het project. Om de risico’s en verrassingen tot een minimum te beperken, adviseren wij vaak om te beginnen met een haalbaarheidsstudie om het project op gang te brengen en alle belangrijke aspecten te behandelen (specificatie, kostprijs, volume, ontwikkelingsbudget, planning, enz.).
Een goede ontwerpopdracht bespaart ontwikkelingstijd, beperkt risico’s en verlaagt de kosten.
Wat moet er in uw ontwerpbrief staan?
Het opstellen van een effectieve ontwerpbriefing is geen eenvoudige taak, vooral niet als u in een onbekende markt werkt. Over het algemeen dient deze gedetailleerd, beknopt en begrijpelijk te zijn. Om u een idee te geven van wat u in uw briefing kunt opnemen, hebben we een lijst met essentiële onderwerpen opgesteld. U kunt deze kopiëren en aanpassen aan uw project.
Overzicht van het bedrijfsprofiel
Het bedrijfsprofiel belicht belangrijke informatie over uw bedrijf, zoals het doel, de waarden en de structuur. Dit stelt u in staat om een nauwkeurig projectdoel te formuleren. Hier volgen enkele voorbeeldvragen die u uzelf kunt stellen om een duidelijk beeld van uw bedrijf te krijgen:
Wat is de missie van uw merk, wat zijn uw waarden en wat is de boodschap die u aan uw doelgroep wilt overbrengen?
Wat zijn de trefwoorden die uw bedrijf beschrijven?
Wat maakt uw bedrijf uniek?
In welke markt bent u actief?
Hoe groot is uw bedrijf?
Op welke markt richt u zich en wat zijn uw groeiambities? (alleen indien relevant voor het project)
Projectoverzicht en omvang
Het projectoverzicht geeft een overzicht van wat er moet gebeuren en waarom. Dit is niet alleen belangrijk voor u om te weten, maar het helpt het ontwerpbureau ook om een gedetailleerd inzicht te krijgen in uw behoeften. Het definieert de omvang van uw project en beschrijft uw verwachtingen: ‘Is het de bedoeling om een project van begin tot eind te realiseren, of wilt u alleen tips en aanpassingen voor een bestaand ontwerp?’ Een grondig projectoverzicht en projectomvang helpen verduidelijken wat de te leveren resultaten van het ontwerpbureau zullen zijn, hoewel dit later in de briefing in een aparte paragraaf gedetailleerd moet worden vermeld.
Het probleem waarmee u te maken heeft
U kunt alleen een effectieve oplossing creëren als u het probleem nauwkeurig hebt ingeschat. Zonder uw probleem duidelijk te identificeren, weet het ontwerpbureau niet waarvoor het moet ontwerpen, en zullen de resultaten mogelijk niet alles omvatten wat u in gedachten had. Als uw probleem bijvoorbeeld is: ‘Onze huidige producten worden in onze markt ingehaald door vergelijkbare producten, en we moeten innoveren om de markt voor te blijven en relevant te blijven’, dan kunt u uzelf de volgende vragen stellen:
Wat is de doelgroep waarop we ons richten?
Wat is het doel van ons product?
Wat zijn de specificaties van de kopieerproducten?
Hoe kunnen we de bestaande producten verbeteren?
Wat zou de perfecte product-marktcombinatie zijn?
Ongeacht het soort probleem waarmee u te maken heeft, is het belangrijk om dit duidelijk te formuleren, zodat de ontwerpers het op de juiste manier kunnen aanpakken.
Doelstellingen
Hoe zou succes er voor uw project uitzien? In dit deel van de ontwerpbriefing beschrijft u het gewenste resultaat. Uw doel definieert het algemene doel van het project en moet concreet en meetbaar zijn. Een meetbaar doel zou bijvoorbeeld kunnen zijn: ‘De eerste generatie van dit product binnen een jaar lanceren’. Door ervoor te zorgen dat uw doelen en doelstellingen duidelijk zijn geformuleerd, kunt u het proces van uw project eenvoudig volgen. Dit zorgt ervoor dat het project op koers blijft, maar biedt tegelijkertijd de vrijheid om op de juiste momenten bij te sturen.
Doelgroep en markt
Inzicht in uw doelgroep: waarom is dit belangrijk? Het is belangrijk om zoveel mogelijk informatie over de doelgroep te verzamelen, zodat u de juiste beslissingen kunt nemen bij het ontwikkelen van uw ontwerp. 'Welk geslacht zal het product gebruiken?' en 'Tot welke leeftijdsgroep behoort de doelgroep?' zijn enkele voorbeeldvragen die in dit gedeelte aan de orde kunnen komen. Het is belangrijk om voor uw doelgroep te ontwerpen, omdat zij degenen zijn die het product zullen kopen en gebruiken. De mening van de doelgroep is de sleutel tot een succesvol product.
Ontwerpvereisten
In deze paragraaf van uw artikel worden alle eisen opgesomd die u aan het project stelt. Door specifieke ontwerpvereisten in uw briefing op te nemen, kunnen u en het ontwerpbureau de voortgang en resultaten evalueren. Het opstellen van een duidelijke lijst met vereisten geeft uw ontwerpbureau kaders, zodat zij zich kunnen concentreren op de gestelde doelen en doelstellingen. Ontwerpvereisten verschillen per project, maar enkele voorbeelden zijn de esthetiek van het ontwerp, mechanische vereisten (het product moet bestand zijn tegen een bepaalde kracht/water/druk), hardware (het product moet wifi bevatten) of software (zorg ervoor dat het product verbinding kan maken met uw huidige software-ecosysteem).
Projectbudget en -planning
Het plannen van uw budget en planning wordt vaak als een bijzaak beschouwd en soms pas aan het einde van het project in aanmerking genomen. Door echter vooraf het budget van uw project en de tijd die u aan het project kunt besteden te plannen, kunt u voorkomen dat u tegen moeilijke obstakels aanloopt. Het beheren van budget en tijd is onvermijdelijk en moet daarom vanaf het begin worden meegenomen.
- Budget
Het bespreken van het budget voor een project kan lastig zijn, maar het is essentieel om te weten, zowel voor u als voor uw ontwerpbureau. Financiële beperkingen hebben een grote invloed op ontwerpbeslissingen en zorgen ervoor dat ontwerpers hun inspanningen richten op de belangrijkste en meest relevante aspecten van het project. - Planning
Het is nuttig om uw tijd te beheren en idealiter volgens een projectplanning te werken. Het opstellen van een ruwe tijdlijn schept realistische verwachtingen voor u en uw ontwerpbureau. U kunt ook mijlpalen in uw planning opnemen, zodat u het totaalbeeld in de gaten kunt houden en indien nodig kunt bijsturen of de planning kunt aanpassen. De planning in uw ontwerpbriefing helpt u bij het vaststellen van een geschikte routekaart voor het project. Dit is vooral belangrijk voor Kickstarter-projecten en kleine bedrijven die net zijn begonnen of snel moeten werken. Het stelt hen in staat om te communiceren met alle belanghebbenden, inclusief investeerders.
U kunt eerdere projecten die u hebt uitgevoerd als voorbeeld gebruiken voor uw begroting en planning. Als dit uw eerste project is en u geen ervaring hebt met het opstellen van een begroting of planning, kunt u een ontwerpbureau om hulp vragen. Ons team van SLIMDESIGN helpt u graag op weg!
Te leveren resultaten
Hoewel alle aspecten van de projectbriefing belangrijk zijn, is het absoluut essentieel om een lijst met te leveren resultaten op te nemen. Dit zorgt ervoor dat u en uw bureau een gezamenlijk begrip hebben van wat er verwacht wordt. In dit deel van uw opdrachtomschrijving dient u zich af te vragen: ‘Welke te leveren resultaten verwacht ik bij de voltooiing van het project of bij elke mijlpaal?’ Enkele voorbeelden van te leveren resultaten zijn prototypes, technische ontwerpen, 3D-modellen of zelfs websites. Het is essentieel om misverstanden te voorkomen en van begin tot eind op één lijn te zitten met uw bureau. Dit zal u veel tijd besparen.
Andere punten die u in uw ontwerpbriefing zou kunnen vermelden
We hebben alle onderwerpen opgesomd die volgens ons belangrijk zijn om in uw ontwerpbriefing op te nemen, maar als u nog een stap verder wilt gaan, zijn hier enkele andere punten die u wellicht wilt vermelden:
De concurrentie: Onderzoek de belangrijkste concurrenten van uw product. Dit helpt u betere ontwerpbeslissingen te nemen om u te onderscheiden van de rest.
Analytische inzichten: Is dit project geïnspireerd door een nieuw idee? Zo ja, wat is dat dan? U kunt de voor- en nadelen van het oorspronkelijke project analyseren om u te helpen bij uw eigen ontwerp.
Ontwikkeling van het projectdocument
Gebruik uw projectbriefing altijd als een levend document dat kan worden aangepast. En heel belangrijk: een goed ontwerpbureau helpt u bij het bijstellen van uw projectbriefing, roadmap en budget om de beste resultaten voor uw project te behalen.
Mocht u na het invullen van het gratis sjabloon voor de ontwerpbriefing hulp nodig hebben, bijvoorbeeld bij aspecten waarmee u minder vertrouwd bent, of wilt u graag inzicht krijgen in voorbeelden van de combinatie van deliverables en mijlpalen: aarzel dan niet om contact met ons op te nemen! Wij helpen u graag met uw projectbriefing en het opstarten van uw project.
En natuurlijk stellen wij er graag een voor u op. Met onze haalbaarheidsstudie kunnen we samen een projectbriefing ontwikkelen en uw project op gang brengen.
Conclusie
Een ontwerpbrief is een van de meest waardevolle projectmanagementtools. Door alle tips die we u hebben gegeven toe te passen, beschikt u over een effectieve strategie om uw productontwikkeling te sturen. U kunt miscommunicatie minimaliseren, risico's beperken en uw middelen effectief beheren. Een grondige ontwerpbrief is de beste manier om ervoor te zorgen dat de uiteindelijke ontwerpoplossing de problemen die u wilt oplossen succesvol en efficiënt aanpakt.
Over SLIMDESIGN
Wij zien onszelf als uw partner op het gebied van ontwerp en R&D. Wij ondersteunen u op de best mogelijke manier. Ons doel is om uw kans op succes te maximaliseren. Dit betekent dat wij het ontwikkelingsbudget graag tot een minimum beperken en ervoor zorgen dat wij alleen dingen doen die echte waarde creëren. Wij delegeren taken graag aan uw organisatie of andere partners. Wij houden de voortgang in de gaten en bieden ondersteuning waar nodig.
Volgende stappen
Als u contact met ons wilt opnemen, stuur dan een e-mail. Wij beantwoorden graag uw vragen.
Boek een kennismakingsgesprek van 20 minuten →